Man ser i kundernas ögon när “lampan tänds” – från reaktivt till proaktivt underhållsarbete
25.2.2026 – Underhållsplaner finns ofta på plats, men används inte fullt ut som ett styrverktyg. Problem uppstår, åtgärdas och ersätts snabbt av nya, samtidigt som man försöker hålla ihop planering och budget. Först när fokus flyttas från inventeringar och detaljer till process och helhet kan man arbeta proaktivt.
Under den senaste tiden har jag haft många samtal med olika organisationer om underhållsplanering. Det som ofta kommer upp är inventeringar, detaljerade listor på byggdelar, schablonkostnader och tekniska komponenter. Det är en viktig del, men långt ifrån hela lösningen. Något som jag ofta saknar i diskussionerna är processhanteringen. Hur har man tänkt sig att jobba med underhållsplanen?
I många fastighetsorganisationer ser vardagen ut ungefär likadant. Man jobbar reaktivt: något går sönder, någon påpekar ett problem, och åtgärden sätts igång. Dokumentationen är sporadisk, ärendena uppdateras sällan, och planeringen blir lätt ostrukturerad. Resultatet? Överraskningar, ökade kostnader och frustrerade hyresgäster och fastighetsägare då mindre och större problem snabbt samlas på hög.
Behovet av samtal kring underhållsplaner uppstår ofta inte förrän när kostnaderna börjar sticka iväg, eller när externa krav kommer från myndigheter, hyresgäster eller investerare.
Ofta ser man i kundernas ögon när “lampan tänds”, när de förstår vad jag talar om. Underhållsplanering är mer än inventeringar, det är en levande helhet där verktyg, process och ledningsmodell samverkar.
Otto Åkerberg, Head of Sales, Granlund
Repab-tänket – en falsk trygghet
En metod som ofta dyker upp i diskussionerna är det så kallade Repab-tänket. Det bygger på enkla principer: nästan vem som helst utan större erfarenhet kan göra inventeringen, och kostnaderna kan motiveras eftersom de hämtas från en kostnadsbok. För många är det en trygg start.
Men nackdelarna blir tydliga när detaljerna tar över. Underhållsplanen blir en lång detaljerad lista med åtgärder där helhetsbilden går förlorad. Mängden åtgärder gör att återrapporteringen uteblir, och ofta används planen mest för att motivera budgetar, inte för att styra underhållsarbetet.
Organisationen lägger tid på att samla information, men saknar rutiner för att använda den strategiskt. Frågan “varför gör vi den här åtgärden?” försvinner lätt i havet av detaljer.
Repab-tänket syns särskilt i organisationer där ansvar och resurser är spridda, där man prioriterar standardiserade listor framför helhetstänk och där trycket att visa kontroll över kostnader är stort. Oftast drivs det av ekonomiansvariga, förvaltare eller konsulter som vill visa kontroll – men resultatet blir att själva styrningen av underhåll blir eftersatt.
Processen – den viktiga pusselbiten för ett lyckat underhållsarbete
Ofta ser man i kundernas ögon när “lampan tänds”, när de förstår vad jag talar om. Underhållsplanering är mer än inventeringar, det är en levande helhet där verktyg, process och ledningsmodell samverkar.
En effektiv process består av flera steg:
- Först produceras information. Fakta om fastighetens skick samlas in.
- Sedan registreras åtgärder i systemet så att inget försvinner i mängden.
- Därefter behandlas åtgärderna. De prioriteras och analyseras utifrån behov och resurser.
- Budgetering omvandlar åtgärderna till ekonomiska planer.
- Sedan genomförs åtgärderna enligt plan.
- Processen kräver ständig uppdatering och planen måste följa verkligheten, inte tvärtom.
- Slutligen behövs integrationer för att informationen ska flöda mellan system och aktörer.
När alla dessa delar fungerar, med tydliga ansvariga för varje steg, börjar underhållsplanen leva. Det blir ett styrverktyg som hjälper organisationen att förebygga problem, styra resurser och minska kostnader. Det är nu det ekonomiska och proaktiva underhållsarbetet börjar.
Vill du veta mer?
Otto Åkerberg
Fler Granlund-nyheter
AI skapar möjligheter men kräver ett mänskligt omdöme – Intervju med Calle Henningsson
15.04.2026 – Calle Henningsson kliver in i rollen som Solution Sales Manager på Granlund med bred erfarenhet av digitalisering och AI. Han…
Det som är enkelt att missa är inte alltid enkelt att rätta till vid högspänningsprojekt
27.03.2026 – Med över 30 års erfarenhet inom el- och energibranschen med fokus på högspänning kom Martin Horvat till Granlund för drygt…
Jari Innanen ny ledamot i Granlunds styrelse
26.03.2026 – Jari Innanen bidrar med stark expertis från datacenterbranschen till styrelsen.
Turo Tinkanen förstärker Granlunds data- och AI-utveckling
24.03.2026 – Turo Tinkanen har lång erfarenhet av datautveckling inom fastighets- och byggbranschen. I augusti tillträder han som IT-chef och kommer att…
Delat ansvar är ingens ansvar – gör underhållsplanen till ett levande styrinstrument
11.03.2026 – När alla ska ta ansvar, blir det ofta ingen som gör det. Åtgärder faller mellan stolarna, planeringen tappar fart och…
Granlund fortsätter växa i Sverige under 2025
04.03.2026 – Granlund fortsätter att växa under 2025. Med fem bolag och omkring 100 medarbetare i Sverige bygger koncernen vidare på sin…
Man ser i kundernas ögon när “lampan tänds” – från reaktivt till proaktivt underhållsarbete
25.02.2026 – Underhållsplaner finns ofta på plats, men används inte fullt ut som ett styrverktyg. Problem uppstår, åtgärdas och ersätts snabbt av…
Granlund Group fortsätter sin starka tillväxt – 200 nya medarbetare under året
11.02.2026 – Granlund Group uppnådde en tillväxt på nästan 19 procent trots ett fortsatt utmanande marknadsläge inom fastighets- och byggbranschen. Koncernen gjorde…
Att digitalisera kräver nyfikenhet – Intervju med Shaho Ruhani
25.11.2025 – Shaho Ruhani är ny Solution Sales Manager på Granlund och är med och leder etableringen av Granlund Manager i Sverige.…
Programvaruföretaget Derigo blir en del av Granlund för att utveckla digital livscykelhantering
04.11.2025 – Digitaliseringen av fastighets- och byggbranschen accelererar. Nu stärker Granlund sitt digitala erbjudande för byggprojektfasen genom förvärvet av Derigo vilket utökar…
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Bli bland de första att ta del av de senaste nyheterna och trenderna kring Granlund och fastighets- och byggsektorn