Delat ansvar är ingens ansvar  – gör underhållsplanen till ett levande styrinstrument

Det är lätt att säga att underhåll är ett delat ansvar. Men när alla ska ta ansvar, blir det ofta ingen som gör det. I många fall leder det till att viktiga åtgärder glöms bort, planeringen uppdateras inte och budgetar ifrågasätts eftersom ingen kan visa vem som faktiskt prioriterar vad. 

Ett ostrukturerat underhållsarbete leder lätt till kostsamma konsekvenser: 

• Ventilationskontroller uteblir när förvaltaren tror att teknikern hanterar det men teknikern tror att förvaltaren ska lägga en order om det. Resultatet blir sämre inomhusmiljö och högre energikostnader. 
• Takrännor som inte rensas eftersom “någon” borde ha gjort det. När regnet väl kommer kan konsekvensen bli vattenskador som hade varit enkla att undvika. 
• Hisskomponenter byts inte i tid eftersom det är oklart vem som ska initiera beställningen. Det skapar driftstörningar och ökar både risk och kostnad. 

 

Underhållsplanen är då inte längre en svårhanterad, överfylld lista utan ett levande styrinstrument som förebygger problem, sparar pengar och skapar trygghet för både förvaltare och brukare. 

Otto Åkerberg, Head of Sales, Granlund

Vem behöver vara mer aktiv och varför i underhållsarbetet? 

För att undvika att frågor “hamnar mellan stolarna” krävs att vissa roller tar ett mer uttalat ansvar. Det handlar inte om att lägga mer arbete på enskilda personer, utan om att ge tydliga mandat och ägandeskap där det gör störst skillnad. 

• Förvaltaren behöver äga helheten. Det är förvaltaren som ser både drift, budget och planerade åtgärder. Därför måste rollen ha ett tydligt ansvar i att initiera, följa upp och säkerställa att underhållsarbetet faktiskt sker. 
• Teknikerna behöver ha ett tydligt ansvar i utförandet och granskningen. De sitter närmast driften och ser när saker börjar falla. När tekniker vet exakt vad och vart de ska rapportera, registrera eller beställa, försvinner många glapp. 
• Systemförvaltaren eller dataansvarig behöver ta ett mer aktivt ansvar för kvaliteten i fastighetssystemet. När data är aktuell och strukturerad kan både förvaltare och ledning fatta beslut som bygger på data istället för magkänsla. 
• Ledningen behöver vara en aktiv mottagare av information och ha ansvar för att sätta tydliga ramar. När ledningen följer upp nyckeltal och frågar efter status av underhållet skapas ett naturligt tryck i organisationen att arbeta systematiskt. 

3 viktiga byggstenar som kvalitetssäkrar underhållsarbetet 

För att undvika den här typen av glapp krävs tre saker: rätt verktyg, en fungerande process och en tydlig ledningsmodell. Och framför allt, tydligt fördelat ansvar i varje byggsten. 

1. Verktyg – ett tekniskt fastighetssystemet som stöd 

Ett bra tekniskt fastighetssystem där all information samlas om byggnader, åtgärder och underhållsplaner bör vara navet i underhållsarbetet. Men utan någon som tar ansvar för att informationen är korrekt och uppdaterad, blir systemet snabbt ett arkiv istället för ett styrverktyg. Här behövs tydliga roller: vem registrerar, vem kontrollerar, och vem använder informationen i beslutsfattande. 

2. Process – varje steg behöver en ägare 

En fungerande underhållsprocess bygger på tydliga processer med ett tydligt ansvar i varje steg. När ansvarsfördelningen är diffus händer det som i exemplen ovan: åtgärder glöms bort, uppföljning uteblir och resurser används ineffektivt. Genom att definiera vem som gör vad, när och hur, får organisationen en struktur som gör underhållsplanen levande. 

3. Ledningsmodell – datastyrda insikter 

Nyckeltal och regelbunden uppföljning är det som binder samman verktyg och processer. Det kan handla om hur stor andel åtgärder som genomförs i tid, kostnadsutveckling per byggdel eller hur många inventeringar som är uppdaterade. Utan uppföljning försvinner styrningen, och underhållsplanen tappar sin funktion. 

När ansvar, verktyg och process hänger ihop fungerar underhållsplanen som den ska. Underhållsplanen är då inte längre en svårhanterad, överfylld lista utan ett levande styrinstrument som förebygger problem, sparar pengar och skapar trygghet för både förvaltare och brukare. 

Vill du veta mer?

Fler Granlund-nyheter