Nya insikter och en effektivare vardag för Härryda Kommun

Tidigare använde Härryda kommun ett fastighetssystem där information om fastigheter, felanmälningar och energi samlades. När systemet skulle avvecklas inleddes arbetet med att hitta en ny lösning. Målet var tydligt: ett modernt, lättanvänt system med en helhetslösning för fastighetsförvaltning. 

“2022 fick vi information om att det dåvarande fastighetssystemet skulle avvecklas inom ett par år. Därav började vår omvärldsbevakning för att hitta ett nytt system. Vi ville hitta ett system med en helhetslösning och Granlund Manager uppfyllde alla våra behov”, berättar Hanna Halldan, planeringsledare vid Härryda kommun.

Stora mängder data migrerades

Implementeringen skedde stegvis och all information som fanns i det tidigare systemet migrerades till Granlund Manager. Det var mycket data som skulle flyttas över efter att kommunen tidigare digitaliserat mycket information samt gjort detaljerade inventeringar.

“Under fem år har vi inventerat alla våra fastigheter på rumsnivå vilket har lett till att det fanns en stor mängd data att migrera för planerat underhåll, mer än 60.000 rader” berättar David Skalsky, systemförvaltare vid Härryda kommun. 

Först byggdes fastighetsbasen upp, därefter togs ärendehantering i bruk. Efter en pilot i två fastigheter utbildades hela organisationen, och redan efter en månad var ärendehanteringen fullt igång. Därefter har de andra delarna implementerats allt eftersom och i dag används framförallt lösningarna ärendehantering, energiuppföljning, underhållsplanering samt egenkontroll & granskning för lägenhetsbesiktningar i systemet. 

“Övergången för ärendehanteringen gick förvånansvärt smidigt. Personalen kom snabbt in i det nya systemet och vi fick positiv feedback från verksamheten” fortsätter Halldan.

Från papper till digitalt – ett effektivare arbetssätt

Med Granlund Manager har Härryda kommun gått från manuell till digital hantering vid lägenhetsbesiktningar. Tidigare hanterades lägenhetsbesiktningarna med papper och penna men hanteras nu direkt i systemet, vilket ger snabbare informationsflöden och bättre uppföljning.

Där det tidigare kunde ta över en månad att få fram förbrukningsdata finns nu siffrorna tillgängliga inom några dagar.

Camilla Fröidstedt Hedlund, fastighetsförvaltare vid Härryda kommun

“Vi har tagit ett stort steg framåt vid lägenhetsbesiktningar. Det går snabbare, blir mer noggrant och vi får ett bättre underlag för planering och beslut. Vi sparar mycket manuellt arbete både ute i fastigheterna och i efterhand på kontoret” berättar Camilla Fröidstedt Hedlund, fastighetsförvaltare vid Härryda kommun.

Energiuppföljning har också blivit effektivare. El- och fjärrvämre hämtas automatiskt in i systemet via integrationer vilket gör energiuppföljningen enklare och mer noggrann. Där det tidigare kunde ta över en månad att få fram förbrukningsdata finns nu siffrorna tillgängliga inom några dagar.

“Med driftuppföljning i systemet kan vi snabbt upptäcka avvikelser och agera direkt. Något som sparar både tid och pengar” fortsätter Fröidstedt Hedlund.

Ser framåt med utveckling i fokus

Efter drygt två år med Granlund Manager börjar organisationen känna sig väl hemma i systemet och arbetssättet. Nu planerar Härryda kommun att fördjupa användningen ytterligare.

Det finns mycket mer potential i systemet, och vi vill fortsätta utvecklas tillsammans med Granlund.

Hanna Halldan, planeringsledare vid Härryda kommun.

“Vi har hittat vårt sätt att arbeta, men nu vill vi ta nästa steg. Det finns mycket mer potential i systemet, och vi vill fortsätta utvecklas tillsammans med Granlund. Vi har väldigt mycket tankar och önskemål och Otto från Granlund har varit väldigt hjälpsam och generös med sin tid samt haft ett stort tålamod med oss, vilket vi uppskattar väldigt mycket!” avslutar Halldan.