Integrationer effektiviserar vardagen för Villmanstrand fastighetsbolag AB

I Villmanstrand ansvarar fastighetsenheten (Tilakeskus) för upphandling, förvaltning, underhåll och renovering av de lokaler som används av stadens förskolor, skolor samt idrotts- och kulturverksamhet. Ett exempel är den nya förskolan i Rakuunamäki som färdigställdes i juni 2022.

När Katri Tolvanen tillträdde som fastighetschef vid Villmanstrand fastighetsbolag AB, upptäckte hon att byggnadsautomation och tekniska system var välutvecklade men att det fanns utvecklingsbehov inom fastighetsförvaltningen.

”Det fanns visserligen flera system, men en hel del arbete sköttes fortfarande manuellt i Excel. Mycket information låg i medarbetares inkorgar, på personliga datorer och delade mappar. Jag insåg att vi behövde förnya hela systemet för fastighetsförvaltningen” berättar Katri Tolvanen.

Informationen uppdateras alltid i ett och samma system och överförs automatiskt till övriga delsystem.

Katri Tolvanen, fastighetschef, Villmanstrand fastighetsbolag AB

Minimera manuellt och onödigt arbete

För några år sedan påbörjades ett omfattande projekt för att förnya Villmanstrand system för fastighetsförvaltning. Det handlade om en välarbetad process där systemen konkurrensutsattes och kravet var att all fastighetsrelaterad information skulle vara samlad och tillgänglig för alla relevanta aktörer. Målet var att minimera manuellt arbete och onödig rapportering.

”Utgångspunkten för hela systemlösningen var att samma information alltid uppdateras i ett system, och att den automatiskt sprids vidare via integrationer,” säger Tolvanen.

Målet var ökad effektivitet och bättre kvalitet i fastighetsförvaltningen.

”Vi ville också minska den manuella hanteringen och Excel-rapporterna. Att manuellt hämta och sammanställa data från olika system ökar risken för fel.”

Så här integrerades Granlund Manager i Villmanstrand

Under Granlund Managers användardag 2023 berättade Katri Tolvanen om hur målet var att möjliggöra automatiserad dataöverföring mellan system, så att informationen alltid är lättillgänglig.

Vilka integrationer gjordes?
Villmanstrand fastighetsbolag AB valde Granlund Manager som sitt underhållssystem med beslutet att implementera ett stort antal integrationer. Målet var att säkerställa automatisk dataöverföring mellan system och tillgänglig information.

• Azure-integration möjliggör enkel inloggning för olika användare.
• Koki-integration tillhandahåller grundläggande byggnadsdata.
• Två olika ekonomisystem: Intime för fastigheter under Tilakeskus och Netvisor för fastigheter som ägs av Yritystilat Oy.
• I dokumenthanteringssystemet M-Files lagras ritningar och andra tekniska dokument.
• Ett separat system för projektledning av byggprojekt håller på att införas.

”Framöver kommer vi att få fjärrvärme-, el- och vattenförbrukningsdata direkt till Granlund Manager via integrationer med Lappeenrannan Energia och Fingrid. Dessutom kommer vi att få mätvärden från undermätningar via fastighetsövervakningen,” säger Tolvanen.