Borgås församlingar övergår till digitalt förebyggande fastighetsunderhåll

”Borgås församlingar har nu gått över till ett mer förebyggande och ansvarsfullt underhåll” – berättar Krista Eloneva, fastighets- och upphandlingschef på Borgå kyrkliga samfällighet.

Samfälligheten förvaltar totalt elva fastigheter, inklusive den medeltida domkyrkan, kyrkogårdar, församlingshem och kapell. Trots detta saknades tidigare ett modern och välstrukturerat system för fastighetsinformation.

”Papper hanterades i pärmar, och hade man tur så hittade man rätt information” beskriver Eloneva det ursprungliga läget.

Oklart ansvar och splittrad information

Innan digitaliseringen av förvaltningen var ansvarsområdena otydliga och informationen fanns utspridd. För att hitta information behövde man ofta fråga flera personer och en stor utmaning var att kunskapen var personbunden.

Exempelvis så var pensionsavgångar en risk då viktig information av fastighetsunderhållet kunde försvinna med medarbetaren.

konstaterar Henri Salonen, kundansvarig på Granlund.

En smidig implementering

I december 2020 implementerade församlingarna Granlund Managers digitala tekniska förvaltning.

Målet var att effektivisera det dagliga arbetet, att gå från att släcka bränder till förebyggande underhåll samt att outsourca delar av uppgifterna.

”Vi ville få ett mer professionellt grepp om fastighetsförvaltningen,” sammanfattar Eloneva.

”Vi utvärderade nuläget med hjälp av ett granskningsverktyg och samlade in teknisk information från varje objekt med bilder och kommentarer. Vi pratade även med fastighetsskötarna, som känner byggnaderna bäst,” berättar Salonen.

Från plan till genomförande på bara några veckor

Arbetet inleddes med platsbesök i alla fastigheter.

”Vi utvärderade nuläget med hjälp av ett granskningsverktyg och samlade in teknisk information från varje objekt med bilder och kommentarer. Vi pratade även med fastighetsskötarna, som känner byggnaderna bäst,” berättar Salonen.

Nästa steg var att ta fram en underhållsplan och en långsiktig underhålls-struktur för varje objekt. Implementeringen var smidig och var klar på några veckor.

Experterna hade analyserat våra behov väl och lagt in all grunddata i systemet. Vi behövde bara lära oss att använda programmet.

säger Eloneva.

Avlastning för både ledning och driftpersonal

Det nya systemet har redan förenklat vardagen inom underhållet.

”Kostnadsuppföljningen är ett mycket smidigt verktyg för budgetering,” säger Eloneva.

Informationssökning och spårbarhet har förbättrats avsevärt. Man behöver inte längre fråga om allt, systemet sparar information om samtliga reparationer och vem som utfört dem.

Även ute på fältet sparas tid. Exempelvis kräver inte längre förbrukningsrapporter att man springer mellan fastigheter, mätvärden hämtas direkt från systemet. Avvikelser kan registreras direkt på plats och tack vare mobilappen missas inga åtgärder bort.

Tydligt upphandlingsunderlag och extern uppföljning

Implementeringen inkluderade även en upphandling av ny tjänsteleverantör, något som genomfördes på mycket kort tid.

”Under platsbesöken gjorde vi arbetsmängdsbedömningar och tog fram tjänstebeskrivningar, vilket blev grunden för färdiga upphandlings- och avtalsdokument,” berättar Salonen.

Granlunds experter fortsätter stötta församlingarna även under hela avtalsperioden.

”Till våren kommer vi kunna använda Granlunds verktyg för kontroll och granskning, som hjälper oss att utvärdera kvaliteten på de upphandlade tjänsterna med ett externt perspektiv,” avslutar Eloneva.