Går ni mot det digitala? Glöm inte att uppdatera era arbetssätt

Digitaliseringen sker nu och de flesta organisationer vill ta steget. Att införa nya digitala verktyg är ett bra första steg men för att gå hela vägen och bli mer effektiva behöver även gamla arbetsvanor ses över. Det positiva är att digitalisering ger en utmärkt möjlighet att göra just det.

Här är mina fem bästa tips för att lyckas med omställningen:

1. Effektivisera processerna

Jag är född i ett nordiskt land där barn uppfostras till att bli självständiga från tidig ålder. Kanske är det därför jag har svårt att förstå de många chefsled som finns i vissa organisationer.

Det vore så mycket mer effektivt om alla arbetsordrar hanterades digitalt. Då kan uppgifterna automatiskt delegeras till rätt person utifrån fördefinierade regler i stället för att gå via två mellanchefer och en hög papper.

Tips: Se över om er organisation har onödigt många led och förenkla processerna.

2. Gå ”all in” – inte halvdant

Det här är en sann historia: Vi implementerade vårt system hos en kund, men i stället för att satsa fullt ut på det digitala ville de ta en ”manuell digital” väg.

Hyresgästerna kunde nu skicka serviceanmälningar online. Men anmälningarna skrevs ut av direktörens sekreterare, som sedan gav dem till driftchefen. Han signerade pappret och gav det till teamledaren, som gick med det till teknikern som var bäst lämpad för uppgiften. När uppgiften var klar gick hela processen baklänges.

Låter det krångligt? Det var det också.

Tips: Om ni väljer att digitalisera, gör det ordentligt. Annars riskerar ni mer jobb än tidigare.

3. Räkna på vinsterna

Att ändra invanda rutiner kan kännas svårt i början. Men när ni börjar beräkna avkastningen på investeringen blir fördelarna snabbt tydliga. Ett exempel är Radisson Blu Hotel i Peking, som införde vår programvara och anpassade sitt arbetssätt. Resultatet? 15 % besparing på bara fyra månader.

Tips: Gör ekonomisk utvärdering till en prioritet.

4. Tillit är avgörande

Jag tror att nyckeln för organisationer med ett detaljstyrt-tänk är att lita på personalen. Digitala verktyg gör detta enklare, eftersom allt dokumenteras och är tillgängligt för alla när som helst. Det ger medarbetarna mer självständighet och cheferna får bättre överblick.

Tips: Använd digitala verktyg för att bygga förtroende inom organisationen.

5. Gör det inte ensam

När digitalisering görs på rätt sätt kan den kraftigt förbättra produktivitet, transparens och kommunikation. Vid införandet av ett nytt system finns en unik möjlighet att förändra arbetssätten, ta vara på den. Med hjälp av en erfaren konsult får ni ett nytt perspektiv och förslag på förbättringar som sparar både tid och pengar.

Tips: Tycker du att det är dags att ge digitalisering en chans? Kör på, men gör det inte på egen hand.

Vill du veta mer?

Fler Granlund-nyheter